En fonction de la croissance des programmes, la gestion des services aux clients devient de plus en plus complexe. Si vous travaillez dans le domaine de services sociaux, de l’aide juridique, du logement, de la santé ou des programmes communautaires, le choix d’un logiciel de gestion de cas s’agit d’une décision importante, ce qui ait un impact sur la sécurité des données, les rapports, l'efficacité du personnel et surtout les résultats des programmes.
Une option, disponible via TechSoup, est le logiciel de services sociaux Sumac. Cette solution fournit des fonctionnalités de gestion de cas et des outils de GRC dans une seule plateforme conçue pour répondre aux besoins des organismes sans but lucratif.
Face à de nombreuses options, on peut cibler les fonctionnalités qui se démarquent. Voici les six fonctionnalités les plus importantes.
Les organismes s’occupent des données client fortement sensibles, donc leur solution de gestion de cas doivent fournir des permissions utilisateurs performantes, le cryptage de données en stockage et des sauvegardes sécurisées.
Il est également important de choisir un outil qui répond aux exigences de conformité, telles que LPRPDE au Canada ou HIPAA aux États-Unis. Les tableurs et les outils génériques ne sont pas souvent construits pour adhérer à ces normes.
Un système de gestion de cas axé sur les besoins des OSBL doit prioriser la protection des données. Consultez notre liste de contrôle sur les règlements de conformité.
Recherchez un logiciel qui propose des fonctionnalités en ligne pour les formulaires d’inscription, les outils d’évaluation et les notes sur la progression des cas, le tout relié à un seul dossier client. La capacité de suivre les rencontres, les services, les références et les résultats au fil du temps permet la continuité de service tout en minimisant la duplication des données.
De plus, les meilleurs systèmes proposent des champs configurables, permettant la capture des données les plus importantes au fonctionnement de vos programmes.
Concernant la gestion des cas, il ne suffit pas de tout simplement réfléchir au stockage des données. C’est une occasion de bien accélérer le rythme de travail. La meilleure solution vous permettra de :
Avec les outils centralisés de gestion de flux de travail, il est possible de moins appuyer les suivis manuels et de minimiser le risque de manquer certaines étapes.
De plus en plus, les donateurs et les membres des conseils d’administration demandent des preuves concrètes du bon fonctionnement d’un programme. Une solution performante de gestion de cas le rend facile de créer les rapports sur les services fournis, les démographiques clients, les résultats et les performances des programmes, sans besoin de passer des heures à travailler avec des tableurs.
La capacité de personnaliser les rapports a une grande valeur pour les organismes disposant de diverses exigences de financement.
Chaque organisme fonctionne de sa propre façon, donc il est nécessaire de retrouver un système qui s’adapte à vos programmes, au lieu de vous obliger à utiliser des modèles fixes. Les formulaires, les champs et les rapports personnalisés vous permettent de faire évoluer votre logiciel de gestion de cas à côté de votre organisme.
Certains organismes bénéficient des solutions qui passent au-delà de la gestion des cas. Les plateformes telles que Sumac soutiennent également les dons, les adhésions, la gestion des bénévoles et le suivi du financement.
Les solutions complètes servent à éviter les silos de données et vous accordent un aperçu compréhensif des opérations, grâce à un système unifié de gestion de services aux clients, de la levée de fonds, des communications et de la gouvernance.
Pour les organismes, le choix d’un système de gestion de cas s’agit d’une décision stratégique, pas tout simplement reliée aux besoins en informatique. En priorisant la sécurité, les flux de travail structurés, la fiabilité des rapports et la flexibilité sur le long terme, les OSBL peuvent sélectionner une solution pour bien assurer l’efficacité des opérations, ainsi que l’impact de leur mission au cours des années à venir.
Pour les organismes qui ne s'envisagent pas d'adopter un système complet sur le court terme, Societ propose également des gratuités d’outils qui servent à améliorer les opérations des OSBL.
Jenny Henry est la directrice de commercialisation chez Societ, là où elle travaille avec les organismes pour renforcer leurs pratiques en matière de données et pour mettre en place des solutions de gestion de cas et de GRC, le tout assurant une prestation de service sécurisée axée sur les objectifs organisationnels.