Pour de nombreux organismes sans but lucratif, investir au mieux dans la technologie peut être complexe. Avec un budget limité, est-il préférable de moderniser ses ordinateurs ou son réseau interne ? Migrer vers le nuage ou adopter l'IA ?
Malheureusement, il n’y a aucune réponse simple. Le travail et le mode de fonctionnement des organismes sont trop variés pour que nous puissions fournir des conseils globalement applicables. Néanmoins, quelques principes peuvent vous guider dans la planification de vos besoins futurs.
Avant tout, la technologie doit être au service de votre mission, et non l’inverse. Commencez donc par identifier les besoins liés à votre mission, puis choisissez la technologie qui vous permettra de la réaliser. « Une grande partie de la réponse découle de la question suivante : quelle est la mission de l'organisme ? », explique Michael Enos, vice-président responsable de l’infrastructure, de la sécurité et de la gouvernance chez TechSoup. « De quels outils et ressources un organisme a-t-il besoin selon ses priorités actuelles ? »
De cette façon, examinez votre travail et ses exigences. Identifiez les lacunes technologiques qui vous freinent. Utilisez ensuite ces constats pour orienter votre réflexion sur les investissements informatiques.
Il est facile de tomber dans le piège de l'idée que plus grand est synonyme de meilleur, qu'il faut absolument utiliser la solution la plus récente, la plus sophistiquée et la plus performante. Mais plus grand ne rime pas avec meilleur. Un plus grand nombre de fonctionnalités ne se traduit pas systématiquement par des solutions plus efficaces. Vous constaterez peut-être qu'une solution plus simple et moins riche en fonctionnalités est plus judicieuse compte tenu de votre portée d'activité et de votre budget qu'une solution plus robuste.
Lors de notre conversation, Enos a évoqué l'exemple du choix d'un logiciel de gestion de la relation client (GRC). Par exemple, si vous êtes un petit organisme, explique Enos, vous n'avez probablement pas besoin d'une plateforme haut de gamme conçue pour les grandes entreprises, et une solution beaucoup plus compacte et légère pourrait vous convenir davantage.
« On n'a pas besoin d'une grue pour soulever un trombone, n'est-ce pas ? » ajoute Enos. « Il faut trouver l'outil qui convient à la tâche. »
Encore une fois, privilégiez les solutions qui vous conviennent le mieux plutôt que de suivre ce que vous « devriez » faire en fonction de ce que font les autres.
Comme tout le monde le sait, les réalités financières peuvent exiger des restrictions budgétaires urgentes et immédiates. Mais Enos souligne que parfois, il est nécessaire de faire un investissement stratégique à long terme, même si cela implique un coût initial plus élevé.
Alors, si votre budget le permet, concentrez-vous sur le long terme. Existe-t-il des investissements informatiques qui, vous le savez, amélioreront votre rentabilité à long terme, malgré une dépense initiale ? Pouvez-vous vous permettre cette dépense ? Si c'est le cas, ça pourrait être une bonne idée de sauter le pas.
Il est important de rester à l'affût des technologies émergentes comme l'IA générative, mais réfléchissez bien à la manière, aux raisons et au contexte de leur adoption. Gardez les bons outils et laissez tomber ceux qui ne le sont pas. Encore une fois, l'important, c'est d'avoir les outils adaptés à votre organisme et à votre échelle.
Pour ce faire, n'hésitez pas à interroger vos collaborateurs et bénévoles sur les nouveaux outils qu'ils jugent particulièrement utiles, ainsi que sur ceux que vous utilisez et qui ne donnent pas satisfaction.
En tant qu'organisme à vocation sociale, vous pourriez aussi être amené à tenir compte non seulement des exigences réglementaires, mais aussi de l'impact sociétal de certaines technologies.
Enos a aussi souligné que l'adoption de tout nouveau système nécessite une certaine gestion du changement. Il est donc important de se rappeler que tout investissement technologique peut perturber le travail de vos employés ou bénévoles et de s'y préparer.
« Si les dirigeants décident de modifier l'infrastructure technologique globale, ils devraient au moins comprendre la gestion du changement que cela implique » a déclaré Enos.
Le changement est difficile ! Il y aura une période d'apprentissage et d'adaptation. Pensez-y dans votre planification.
Si vous avez besoin d'aide pour adopter de nouvelles technologies ou pour déterminer les mises à niveau les plus pertinentes pour vous, nous pouvons vous accompagner. Consultez notre catalogue de produits pour découvrir les solutions de logiciels et matériels disponibles. Continuez à vous former et à rester au courant des tendances technologiques pour les organismes sans but lucratif en lisant notre blogue et en suivant nos formations.
Nous avons légèrement modifié les citations utilisées dans cet article par souci de concision et de clarté.