Na TechSoup, esforçamo-nos por manter grandes ferramentas digitais disponíveis para as suas organizações sem fins lucrativos. Trabalhamos também para manter as empresas que fornecem estas ofertas satisfeitas por estarem a alcançar o impacto social pretendido. De facto, estas empresas - particularmente as que oferecem subscrições na nuvem - contabilizam o seu sucesso no impacto da sua adoção e efetiva utilização de licenças. Gostaríamos de tirar um momento para lhe explicar em mais detalhe e lhe fornecer alguns pontos e sugestões a considerar ao solicitar ofertas e licenças através da TechSoup.
À medida que nos mudamos para um mundo na nuvem, é importante que a sua estratégia de aquisição de ferramentas digitais doadas ou com desconto corresponda ao seu plano de utilização das mesmas. Mas isto não é apenas crucial para o sucesso duradouro de programas de filantropia tecnológica em larga escala como os da Microsoft, Adobe e Zoom. É também crucial para a forma como a sua organização melhor beneficia destas ferramentas ao longo do tempo, com medidas de segurança melhoradas, mais flexibilidade e capacidade de gerir uma força de trabalho cada vez mais remota.
Encorajamos todas as organizações sem fins lucrativos a ter um plano digital. Se não conseguir imaginar imediatamente o cenário dos seus sonhos, ainda há mais hipóteses de lá chegar se tiver um plano em mente - mesmo que sejam apenas os primeiros passos na direção certa. Mas, antes de entrarmos na correspondência entre os pedidos de doação e a sua estratégia de adoção na nuvem, vamos aprofundar um pouco mais a forma como as mentalidades dos fornecedores de tecnologia se alteraram recentemente.
A Tecnologia Está a Evoluir. Tal Como a Filantropia da Tecnologia.
Como com qualquer "cedência" de produto, os fornecedores de tecnologia primeiro olham para a "conversão" - se as organizações realmente utilizam ou não o que pedem. Em seguida, querem ver como esses produtos são utilizados para apoiar o trabalho que as organizações sem fins lucrativos realizam nas suas comunidades. Isto é particularmente verdade para as licenças na nuvem, uma vez que os modelos empresariais e filantrópicos relacionados com esta tecnologia são diferentes dos dos seus predecessores no local. Esta abordagem do software como serviço (SaaS) tem crescido significativamente ao longo dos últimos anos.
Aqui estão alguns pontos-chave a considerar:
- Para os fornecedores, as subscrições da nuvem são vistas mais como uma "relação". O fornecedor não só tem uma visão de quantos produtos foram selecionados, como pode ver até que ponto estão a ser utilizados esses produtos na sua organização.
- Cada licença da nuvem requer que o fornecedor de tecnologia atribua uma parte da sua capacidade. Se não estiver a utilizar todas as licenças solicitadas, a equipa de impacto social do fornecedor de tecnologia poderá, assim, ter uma capacidade inferior para apoiar outras organizações como a sua.
- As equipas de impacto social da tecnologia ficam entusiasmadas com o que fazem quando utilizam os seus produtos. A melhor maneira de assegurar programas de doação generosos e ofertas sem fins lucrativos é ganhar experiência na utilização do produto para um impacto positivo no importante trabalho da sua organização.
Os nossos parceiros fornecedores de tecnologia criam preços, produtos e programas sem fins lucrativos para beneficiar a nossa comunidade, e muitas vezes têm de trabalhar arduamente internamente para se certificarem de que podem disponibilizar-nos soluções a custo zero ou reduzido para o setor. Mas o seu objetivo é ver uma verdadeira transformação digital a acontecer. Eles sabem que cada esforço incremental para ajudar a torná-lo mais produtivo, visível, sustentável e operacional ajuda as nossas comunidades a crescer e a prosperar, e estão entusiasmados por apoiar a sua missão.
As nossas Diretrizes e Sugestões para Pedir Licenças da Nuvem
Para utilizar as doações ou descontos tecnológicos de uma forma que faça sentido para as suas organizações sem fins lucrativos, ao mesmo tempo que estamos atentos aos objetivos dos nossos dadores de tecnologia, desenvolvemos algumas dicas a ter em mente. Pense nelas ao solicitar novas licenças ou ao avaliar as licenças que já tenha.
- Solicite apenas o que pensa que vai precisar durante os próximos 6 a 12 meses. Prazos longos tornam mais difícil planear com precisão a quantidade de licenças de que poderá necessitar. Pensar demasiado a longo prazo pode também dificultar a compreensão de como as suas equipas irão utilizar os produtos, e pode limitar as potenciais escolhas que possa ter se novas soluções ou ofertas se tornarem disponíveis. Tente não maximizar a quantidade de donativos, caso venha a precisar deles mais tarde. Armazená-los para usufruir numa pior altura, pode colocar outras organizações que precisem dessas licenças hoje numa pior situação.
- Pague à medida que vai adquirindo licenças na nuvem para gerir os custos e manter a sua organização segura. A beleza dos produtos de assinatura mensal ou anual é que pode pagar pelo que precisa e não transportar custos que não são necessários. As licenças não utilizadas que pertencem a colaboradores ou voluntários que tenham deixado a sua organização podem colocar os seus dados em risco. Quando os funcionários se forem embora, certifique-se de terminar as suas licenças para gerir sabiamente os seus custos e assegure-se de manter os dados da sua organização tão seguros quanto possível. Faça uma auditoria de todas as licenças na nuvem que subscreveu e compare isso com as licenças que estão atualmente em uso. Em seguida, cancelar licenças ou fazer ajustes ao tipo de subscrições que têm em conformidade. Esta é igualmente uma boa prática, mesmo que essas subscrições sejam gratuitas. A elegibilidade do programa e as regras em torno do número de subscrições que pode receber de cada vez estarão sempre em jogo, por isso, tenha-as em mente ao desenvolver o seu plano em torno da aquisição de licenças na nuvem.
- Otimize a sua configuração e treine o seu pessoal. Uma vez implementada qualquer nova tecnologia, certifique-se de que dá prioridade à formação da sua equipa para se certificar de que pode tirar o máximo partido da tecnologia que está a solicitar. A TechSoup oferece uma variedade de cursos e serviços de formação, todos concebidos para o ajudar a utilizar a tecnologia da melhor forma possível. Se estiver interessado em obter ajuda com soluções Microsoft especificamente, dirija-se ao Microsoft Digital Skills Center. Os nossos Serviços de Implementação Tecnológica podem ajudá-lo em qualquer fase da sua jornada para a nuvem. Temos também um blogue, artigos, e webinars, todos adaptados para o ajudar a tirar o máximo partido das ofertas tecnológicas - e para apoiar o processo único da sua organização sem fins lucrativos para a transformação digital.
- Partilhe histórias do seu impacto. Forneça-nos - ou diretamente às empresas - feedback e histórias sobre como estas ferramentas lhe têm permitido prosseguir melhor a sua missão. Diga-nos que outras funcionalidades podem melhorar a sua capacidade de fazer o seu importante trabalho. Como dissemos, o principal objetivo das equipas de impacto social é promover uma verdadeira transformação digital no setor. Os nossos parceiros escutam atentamente as necessidades reais, no terreno, das organizações sem fins lucrativos. Certifique-se também de dizer aos seus colegas de outras organizações sem fins lucrativos que tecnologias funcionam para si e porquê. A sua experiência pode ajudar a potenciar também o impacto dos outros.
Queremos trabalhar em conjunto para garantir que possa tirar o máximo partido dos recursos tecnológicos ao seu dispor, e estamos aqui para o ajudar. E não se preocupe, mesmo que ainda não esteja preparado para utilizar estas soluções, continuaremos a estar aqui com muitas ofertas para o ajudar assim que estiver.