Pour de nombreuses organisations à but non lucratif, il peut être difficile de déterminer la meilleure façon d'investir dans la technologie. Lorsque l'on dispose d'un budget limité, vaut-il mieux moderniser le parc informatique ou le réseau interne ? Passer au cloud ou adopter l'IA ?
Malheureusement, il n'existe pas de réponse simple. Les activités des organisations à but non lucratif — tout comme leurs modes de fonctionnement — sont trop diversifiées pour permettre de formuler des recommandations universelles. Toutefois, certains principes peuvent vous guider lorsque vous planifiez vos besoins futurs.
Placez votre mission au premier plan
Avant toute chose, la technologie doit être au service de votre travail et de vous-même, et non l'inverse. Commencez donc par prendre en compte les besoins liés à votre mission, puis choisissez les outils technologiques qui vous permettront de la mener à bien.
« Tout repose essentiellement sur la question suivante : "Quelle est la mission de l'organisation ?" », explique Michael Enos, vice-président chargé de l'infrastructure, de la sécurité et de la gouvernance chez TechSoup. « De quels types d'outils et de ressources une organisation a-t-elle besoin [au regard des priorités actuelles de sa mission] ? »
Dans cette optique, examinez la nature de votre travail et les besoins qu'il implique. Essayez d'identifier les lacunes technologiques qui entravent votre activité. Utilisez ensuite ces conclusions pour orienter votre réflexion sur les investissements technologiques.
Adaptez votre technologie à vos besoins
Il est facile de se laisser séduire par l'idée que plus grand est synonyme de meilleur, qu'il faut absolument utiliser la solution la plus récente, la plus sophistiquée et la plus élégante du marché. Mais plus grand et plus sophistiqué ne rime pas toujours avec meilleur. Un plus grand nombre de fonctionnalités ne se traduit pas systématiquement par une solution plus efficace. Compte tenu de votre activité et de votre budget, une solution plus simple et moins riche en fonctionnalités peut s'avérer plus judicieuse qu'une solution plus robuste.
Lors de notre conversation, Enos a évoqué l'exemple du choix d'un logiciel de gestion de la relation client (CRM). Par exemple, si vous êtes une petite structure, a-t-il expliqué, vous n'avez probablement pas besoin d'une plateforme haut de gamme conçue pour les grandes entreprises, et vous pourriez être mieux servi par une solution beaucoup plus légère et compacte.
« On n'a pas besoin d'une grue pour soulever un trombone, n'est-ce pas ? », a déclaré Enos. « Il faut trouver l'outil adapté à la tâche. »
Encore une fois, privilégiez les solutions qui vous conviennent le mieux plutôt que de suivre aveuglément ce que font les autres.
Privilégiez l'efficacité à long terme aux économies à court terme
Comme nous le savons tous, les réalités financières peuvent parfois imposer une réduction immédiate et ponctuelle des dépenses. Toutefois, selon Enos, il est parfois nécessaire de réaliser un investissement stratégique à long terme, même si celui-ci implique un coût initial plus élevé.
Si vos moyens le permettent, concentrez-vous donc sur le long terme. Existe-t-il des investissements technologiques susceptibles d'améliorer votre rentabilité à terme, tout en nécessitant une dépense initiale ? Avez-vous les moyens de supporter ce coût ? Si tel est le cas, il peut être judicieux de franchir le pas.
Adoptez les technologies émergentes de manière réfléchie
Il est bon de rester à l'affût des technologies émergentes, comme l'IA générative, mais veillez à adopter une approche réfléchie quant à la manière, aux raisons et aux lieux de leur mise en œuvre. Conservez les outils qui fonctionnent et abandonnez ceux qui ne sont pas adaptés. En somme, l'essentiel est de disposer d'outils adaptés à vos activités et à votre échelle.
Pour vous en assurer, n'hésitez pas à interroger votre personnel et vos bénévoles sur les nouveaux outils qu'ils jugent particulièrement utiles, ainsi que sur ceux que vous utilisez mais qui ne donnent pas satisfaction.
En tant qu'organisation guidée par une mission, vous devrez peut-être prendre en compte non seulement les exigences réglementaires, mais aussi l'impact sociétal de certaines technologies.
Enos a également souligné que l'adoption de tout nouveau système implique une certaine gestion du changement. Il est donc important de garder à l'esprit que tout investissement technologique peut perturber le travail de votre personnel ou de vos bénévoles, et de vous y préparer en conséquence.
« [Si les dirigeants] décident de modifier l'infrastructure technologique globale, ils doivent au moins comprendre les enjeux liés à la gestion du changement », a déclaré Enos.
Le changement est difficile ! Il s'accompagne inévitablement d'une phase d'apprentissage et d'adaptation. Veillez à en tenir compte dans votre planification.
Nous avons légèrement retouché les citations utilisées dans cet article pour plus de concision et de clarté.
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