Faire Correspondre les Demandes de Dons et de Réductions Avec la Stratégie sur le Cloud

Chez TechSoup, nous nous efforçons de fournir d'excellents outils numériques à votre organisme. Nous veillons également à ce que les entreprises qui fournissent ces offres soient satisfaites de l’impact social qu’elles exercent. En effet, ces entreprises - plus particulièrement celles qui offrent des abonnements sur le cloud - mesurent la réussite de leur impact grâce à votre adoption et votre utilisation des licences. Nous aimerions prendre un moment pour mieux vous expliquer cela et pour vous fournir certaines consignes et suggestions à prendre en compte lors de demandes d’offres et de licences à travers Techsoup.

Alors que nous nous tournons vers un monde où le cloud est roi, il est important de faire correspondre votre stratégie d’acquisition d’outils numériques donnés ou à prix réduits à la façon dont vous prévoyez de les utiliser. Cela n’est pas seulement indispensable au succès durable des programmes technologiques philanthropiques à grande échelle - comme ceux de Microsoft, d’Adobe, ou de Zoom. C’est également essentiel à la façon dont votre organisme peut tirer le meilleur bénéfice de ces outils à travers le temps, avec des mesures de sécurité avancées, une meilleure marge de manœuvre, ainsi que la capacité à gérer un personnel de plus en plus mobile.

Nous encourageons tous les organismes à but non lucratif à mettre en place un plan numérique. Si vous ne visualisez pas encore votre scénario de rêve, vous avez tout de même plus de chance d’y arriver en ayant un plan en tête - même si ce ne sont que les toutes premières étapes à suivre dans la bonne direction. Mais, avant de voir comment faire correspondre les demandes de dons avec votre stratégie d’adoption du cloud, explorons plus en profondeur les changements récents de mentalités des fournisseurs de technologies.

La Technologie Évolue. La Philanthropie Technologique Aussi.

Comme pour toute "subvention" de produit, les fournisseurs de technologies regardent d’abord la "conversion" - à savoir, si les organismes utilisent ce qu’ils ont demandé ou non. Par la suite, ils veulent voir dans quelles mesures ces produits sont utilisés pour soutenir le travail que les organismes font dans leurs communautés. Ceci s'applique notamment aux licences sur le cloud, car les entreprises et les modèles philanthropiques relatifs à cette technologie sont bien différents de ceux de leurs prédécesseurs, qui n'étaient disponibles qu'en présentiel. Cette approche de "logiciel en tant que service" (SaaS) s'est considérablement développée au cours des dernières années.

Voici quelques points clés à prendre en compte:

• Pour les fournisseurs, les abonnements sur le cloud sont perçus comme étant une “relation”. Le fournisseur a un aperçu du nombre de produits que vous avez sélectionné et peut également savoir dans quelle mesure vous utilisez ces produits au sein de votre organisme.
• Chaque licence sur le cloud nécessite une part de la capacité du fournisseur de technologie. Si vous n’utilisez pas toutes les licences que vous avez demandées, l’équipe d’impact social du fournisseur de technologies pourrait être moins en mesure de soutenir des organismes comme le vôtre.
• Les équipes d’impact social technologique sont impatientes de voir ce que vous faites lorsque vous utilisez leurs produits. Le meilleur moyen de mettre en place des programmes de dons généreux ainsi que des offres faites pour les organismes est d’améliorer ses compétences en utilisant le produit, dans le but d’avoir un impact bénéfique sur le travail important de votre organisme.

Nos fournisseurs de technologies partenaires mettent en place des tarifs, des produits et des programmes pour les organismes à but non lucratif - bénéfiques à notre communauté. Ils travaillent intensément en interne pour pouvoir fournir des solutions gratuites, ou presque, pour le secteur. Cependant, leur objectif principal est de voir une vraie transformation numérique se produire. Ils savent que tout effort - aussi petit soit-il - qui contribue à vous rendre plus productif, plus visible, plus durable et opérationnel aide nos communautés à se développer et à prospérer, et ils se réjouissent de pouvoir soutenir votre mission.

Nos Consignes et Nos Suggestions Pour Demander des Licences sur le Cloud

Afin d’utiliser des technologies données ou à prix réduit à bon escient pour votre organisme à but non lucratif, tout en restant attentif aux objectifs de nos donateurs de technologies, nous mettons à votre disposition quelques conseils. Prenez-les en considération lorsque vous demandez de nouvelles licences, ou lorsque vous évaluez les licences que vous possédez déjà.

1. Ne demandez que ce que vous pensez utiliser au cours des 6 à 12 mois à venir. Si vous prévoyez pour de plus longs délais, il vous sera difficile de choisir avec précision la quantité de licences dont vous auriez besoin. Penser à trop long terme pourrait également vous empêcher de comprendre comment vos équipes utiliseraient les produits, et cela pourrait limiter les options possibles que vous pourriez avoir, si de nouvelles solutions ou offres font leur apparition. Évitez les quantités maximales de dons, au cas où vous en auriez besoin plus tard. Accumuler les dons “juste au cas-où” pourrait désavantager les organismes qui auraient besoin de ces licences aujourd’hui.
2. Optez pour le système “pay as you go” pour vos licences sur le cloud, pour maîtriser vos coûts et pour assurer la sécurité de votre organisme. L’avantage des produits en abonnement mensuel ou annuel est de pouvoir payer uniquement pour ceux dont vous avez besoin, sans dépenses inutiles. Les licences inutilisées appartenant à des employés ou des bénévoles ayant quitté votre organisme peuvent compromettre vos données. Lorsqu’un employé quitte votre organisme, assurez-vous de mettre fin à ses licences. Cela vous permettra de gérer vos dépenses judicieusement et d’assurer au mieux la sécurité des données de votre organisme.
   
   Procédez à une vérification de toutes les licences sur le cloud auxquelles vous êtes abonné(es), puis comparez-les aux licences en cours d’utilisation. Par la suite, vous pourrez soit supprimer certaines licences, soit adapter le type d’abonnement que vous possédez. Ceci est une bonne pratique à suivre, même pour les abonnements gratuits. L’admissibilité au programme, ainsi que les règles concernant le nombre d’abonnement auquel vous avez droit à la fois entreront toujours en compte. Nous vous prions donc de bien garder tout cela en tête lorsque vous développez votre plan d’acquisition de licences sur le cloud.
3. Optimisez votre installation et formez votre personnel. Une fois avoir mis en place une nouvelle technologie, privilégiez les formations pour votre personnel. Ceci vous permettra de tirer le meilleur parti de la technologie que vous demandez. TechSoup offre une large gamme de cours de formation et de services, tous conçus pour vous aider à utiliser les technologies de la meilleure manière possible. Si vous désirez une aide centrée sur les solutions Microsoft, dirigez-vous vers le Microsoft Digital Skills Center. Nos Services d’Implémentation de Technologie peuvent vous aider tout au long de votre chemin vers le cloud. Nous disposons également d’un blog, d’articles, de webinaires, ainsi que de forums en ligne, tous conçus sur mesure pour vous aider à tirer le meilleur parti de nos offres technologiques - et pour soutenir le processus unique de votre organisme vers sa transformation numérique.
   
   
4. Partagez les récits de votre impact. Communiquez-nous - ou directement aux entreprises - vos commentaires et vos récits sur la façon dont ces outils vous ont permis d'atteindre vos objectifs. Dites-nous également quelles fonctionnalités pourraient vous aider à améliorer votre capacité à réaliser votre travail. Comme nous l’avons mentionné, l’objectif ultime des équipes d’impact social est de promouvoir une réelle transformation numérique dans le secteur. Nos partenaires sont très attentifs aux besoins réels, sur le terrain, des organismes. N’hésitez pas à parler à vos collègues, travaillant dans d’autres organismes, des technologies qui ont fonctionnées pour vous. Votre expérience peut également aider à alimenter l’impact d’autres organismes.

Nous voulons travailler main dans la main pour vous permettre de tirer le meilleur parti des technologies qui vous sont disponibles, et nous sommes là pour vous aider. N’ayez pas d’inquiétude si vous n’êtes pas encore prêt(es) à utiliser ces solutions ; nous resterons toujours à votre disposition et nous vous proposerons de nombreuses offres qui pourront vous aider lorsque vous le serez.