Abgleich von Spenden-und Rabattanträgen mit der Cloud-Strategie

Bei TechSoup bemühen wir uns, Ihrer gemeinnützigen Organisation großartige digitale Tools zur Verfügung zu stellen. Wir setzen uns dafür ein, dass die Unternehmen, die diese Angebote bereitstellen, zufrieden sind, und dass sie die beabsichtigte soziale Wirkung erzielen. In der Tat messen diese Unternehmen - insbesondere diejenigen, die Cloud-Abonnements anbieten - ihren Erfolg an der tatsächlichen Akzeptanz und Nutzung der Lizenzen. Wir möchten dies kurz näher erläutern und einige Richtlinien und Anregungen bereitstellen, die Sie bei der Beantragung von Angeboten und Lizenzen über TechSoup berücksichtigen sollten.

Da wir uns alle auf eine Cloud-basierte Welt umstellen, ist es wichtig, dass Ihre Strategie für den Erwerb von gespendeten oder vergünstigten digitalen Tools mit Ihren Plänen für deren Nutzung übereinstimmt. Dies ist nicht nur entscheidend für den dauerhaften Erfolg groß angelegter Tech-Philanthropie-Programme wie denen von Microsoft, Adobe und Zoom. Es ist auch entscheidend dafür, wie Ihre Organisation im Laufe der Zeit am besten von diesen Tools profitieren kann, mit verbesserten Sicherheitsmaßnahmen, Flexibilität und der Möglichkeit, eine zunehmend dezentralisierte Belegschaft zu verwalten.

Wir ermutigen alle gemeinnützigen Organisationen, ein Konzept für die Digitalisierung zu entwickeln. Auch wenn Sie sich Ihr Traumszenario nicht sofort vorstellen können, ist die Chance größer, dass Sie es erreichen, wenn Sie einen Plan haben - selbst wenn es nur die ersten Schritte in die richtige Richtung sind. Doch bevor wir uns damit befassen, wie Sie Spendenanträge mit Ihrer Strategie für die Cloud-Einführung in Einklang bringen können, sollten wir uns etwas eingehender damit befassen, wie sich die Denkweise der Technologieanbieter in letzter Zeit verändert hat.

Technik entwickelt sich weiter. Ebenso die Tech-Philanthropie.

Wie bei jeder Produkt-"Spende/Förderung" achten die Technologieanbieter zunächst auf die "Konversion", d. h. darauf, ob Organisationen die angeforderten Produkte tatsächlich nutzen. Als Nächstes wollen sie sehen, wie diese Produkte genutzt werden, um die Arbeit der gemeinnützigen Organisationen in ihren Gemeinschaften zu unterstützen. Dies gilt insbesondere für Cloud-Lizenzen, da sich die Geschäfts- und Philanthropiemodelle im Zusammenhang mit dieser Technologie von denen ihrer Vorgänger vor Ort unterscheiden. Dieser Software-as-a-Service (SaaS)-Ansatz hat in den letzten Jahren stark zugenommen.

Folgende Punkte sind zu beachten:

• Cloud-Abonnements werden von den Anbietern eher als eine "Beziehung" betrachtet. Der Anbieter hat nicht nur Einblick in die Anzahl der von Ihnen ausgewählten Produkte, sondern auch in den Umfang, in dem Sie diese Produkte in Ihrem Unternehmen nutzen.
• Für jede Cloud-Lizenz muss der Technologieanbieter einen Teil seiner Kapazität zur Verfügung stellen. Wenn Sie nicht alle von Ihnen angeforderten Lizenzen nutzen, hat das Social-Impact-Team des Technologieanbieters möglicherweise geringere Kapazität andere Organisationen wie die Ihre zu unterstützen.
• Die Social-Impact-Teams der Technologieanbieter interessieren sich für das, was Sie tun, wenn Sie ihre Produkte nutzen. Der beste Weg, um großzügige Spendenprogramme und auf gemeinnützige Zwecke ausgerichtete Angebote sicherzustellen, besteht darin, Erfahrungen mit der Nutzung des Produkts zu sammeln, die sich positiv auf die wichtige Arbeit Ihrer Organisation auswirken.

Unsere Technologiepartner entwickeln gemeinnützige Preise, Produkte und Programme, die unserer Gemeinschaft zugute kommen, und sie müssen intern hart arbeiten, um sicherzustellen, dass sie uns Lösungen zu keinen oder nur geringen Kosten für den Sektor zur Verfügung stellen können. Ihr Ziel ist es, einen echten digitalen Wandel herbeizuführen. Sie wissen, dass jeder Schritt, der Ihnen hilft, produktiver, sichtbarer, nachhaltiger und operativer zu werden, unseren Gemeinschaften hilft, zu gedeihen und zu wachsen, und sie freuen sich, Ihre Mission zu unterstützen.

Unsere Richtlinien und Vorschläge für die Beantragung von Cloud-Lizenzen

Damit Sie Technologie-Spenden oder -Rabatte so einsetzen können, dass sie für Ihre gemeinnützige Organisation sinnvoll sind und gleichzeitig die Ziele unserer Technologie-Spender berücksichtigen, haben wir ein paar Tipps entwickelt, die Sie beachten sollten. Denken Sie daran, wenn Sie neue Lizenzen beantragen oder die bereits vorhandenen Lizenzen bewerten.

1. Fordern Sie nur so viele Lizenzen an, wie Sie voraussichtlich in den nächsten 6 bis 12 Monaten benötigen werden. Längere Zeiträume machen es schwieriger, die Anzahl der benötigten Lizenzen genau zu planen. Wenn Sie zu langfristig denken, kann es auch schwierig werden, zu verstehen, wie Ihre Teams die Produkte verwenden werden, und es kann Ihre Wahlmöglichkeiten einschränken, wenn neuere Lösungen oder Angebote verfügbar werden. Versuchen Sie nicht, das Maximum an Spenden zu erreichen, nur für den Fall, dass Sie sie später brauchen. Wenn Sie diese für schlechte Zeiten horten, kann dies für andere Organisationen, die die Lizenzen heute benötigen, von Nachteil sein.
2. Bezahlen Sie für Cloud-Lizenzen nach Bedarf, um die Kosten zu kontrollieren und die Sicherheit Ihrer Organisation zu gewährleisten. Das Schöne an monatlichen oder jährlichen Abonnementprodukten ist, dass Sie nur für das bezahlen, was Sie brauchen, und keine Kosten tragen, die nicht notwendig sind. Ungenutzte Lizenzen, die Mitarbeitern oder Freiwilligen gehören, die Ihre Organisation verlassen haben, können Ihre Daten gefährden. Achten Sie beim Ausscheiden von Mitarbeitern darauf, deren Lizenzen zu beenden, damit Sie Ihre Kosten vernünftig verwalten und die Daten Ihrer Organisation so sicher wie möglich sind.
   
   Führen Sie ein Audit aller abonnierten Cloud-Lizenzen durch und vergleichen Sie diese mit den derzeit genutzten Lizenzen. Kündigen Sie entweder Lizenzen oder passen Sie die Art Ihrer Abonnements entsprechend an. Dies empfiehlt sich auch, wenn die Abonnements kostenfrei sind. Die Berechtigung für das Programm und die Regeln für die Anzahl der Abonnements, die Sie gleichzeitig erhalten können, werden immer eine Rolle spielen, daher sollten Sie diese bei der Entwicklung Ihrer Strategie für den Erwerb von Cloud-Lizenzen im Auge behalten.
3. Optimieren Sie Ihre Konfiguration und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Sobald Sie eine neue Technologie einführen, sollten Sie der Schulung Ihres Teams Priorität einräumen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus der gewünschten Technologie herausholen. TechSoup bietet Ihnen eine Vielzahl von Schulungsangebot und Dienstleistungen, die Ihnen helfen werden, die Technologie optimal zu nutzen. Sie können sich zudem an das Microsoft Digital Skills Center wenden, wenn Sie Hilfe bei Microsoft-Lösungen benötigen. Unsere technischen Implementierungsdienste können Sie in jeder Phase des Umstiegs auf die Cloud unterstützen. Wir bieten zudem einen Blog, Artikel, Webinare und Online-Foren als Unterstützung an, die alle darauf zugeschnitten sind, Ihnen dabei zu helfen, das Beste aus den Technologieangeboten herauszuholen - und den einzigartigen Prozess Ihrer gemeinnützigen Organisation hin zur digitalen Transformation zu unterstützen.
4. Verbreiten Sie Geschichten über Ihren Einfluss. Teilen Sie uns - oder den Unternehmen direkt - Feedback und Erfahrungsberichte darüber mit, wie diese Tools Ihnen geholfen haben, Ihren Auftrag besser zu erfüllen. Zeigen Sie uns, welche weiteren Funktionen Ihnen helfen würden, Ihre Arbeit besser und effizienter zu erledigen. Wie wir bereits erwähnten, besteht das Ziel des Social Impact Teams darin, den grundlegenden digitalen Wandel in diesem Sektor zu fördern. Unsere Partner haben ein offenes Ohr für reale Bedürfnisse von gemeinnützigen Organisationen vor Ort. Erzählen Sie Kollegen in anderen gemeinnützigen Organisationen, welche Technologien sich für Sie bewährt haben und warum. Ihre Erfahrungen tragen dazu bei, dass auch andere ihren Einfluss ausbauen können.

Wir möchten mit Ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden IT-Ressourcen optimal nutzen, und wir versprechen Ihnen: Wir sind für Sie da. Keine Sorge, auch wenn Sie noch nicht so weit sind, unsere Lösungen zu nutzen, wir stehen Ihnen jederzeit mit zahlreichen Angeboten zur Seite, wenn Sie bereit sind.