Equiparando los pedidos de donacionesy descuentos con una estrategia denube

En TechSoup, buscamos tener grandes herramientas digitales disponibles para tu organización sin fines de lucro. También trabajamos para que las empresas que brindan estas ofertas estén satisfechas de estar logrando el impacto social previsto. De hecho, estas empresas – en particular aquellas que ofrecen suscripciones en la nube – miden el éxito de su impacto por tu real adopción y uso de las licencias. Quisiéramos tomar un momento para explicar esto un poco más y ofrecer algunas pautas y sugerencias a tener en cuenta al solicitar ofertas y licencias a través de TechSoup.

A medida que todos nos desplazamos hacia un mundo principalmente en la nube, es importante que tu estrategia para adquirir herramientas digitales donadas o con descuento sea igual a tu plan para utilizarlas. Pero esto no es sólo crucial al éxito duradero de programas de filantropía tecnológica a gran escala como los de Microsoft, Adobe, y Zoom. También es fundamental para poder lograr el mayor beneficio de estas herramientas para tu organización a lo largo del tiempo, con mejores medidas de seguridad, flexibilidad, y la capacidad de gestionar un equipo de trabajo cada vez más remoto.

Alentamos a todas las organizaciones no lucrativas a tener un plan digital. Si no puedes imaginar de inmediato tu coyuntura ideal, igualmente existe una mejor probabilidad de lograrla si tienes algún plan en mente — aunque sólo sean unos pasos iniciales en la dirección correcta. Pero antes de hablar de equiparar los pedidos de donaciones con tu estrategia de adopción de la nube, profundicemos un poco en cómo ha cambiado últimamente la mentalidad de los proveedores de tecnología.

La tecnología evoluciona. También lo hace la filantropía tecnológica.

Al igual que con cualquier "otorgamiento" de producto, los proveedores de tecnología miran primero la "conversión" – si las organizaciones realmente usan o no lo que solicitan. Luego, quieren ver cómo esos productos son usados para brindar apoyo al trabajo que realizan las organizaciones sin fines de lucro en sus comunidades. Es especialmente cierto para las licencias en la nube, ya que los modelos de negocio y filantropía relacionados a esta tecnología difieren de aquellos de sus antecesores in situ. Este enfoque de software-como-servicio (SaaS) ha crecido de manera significativa en los últimos años.

Estos son algunos puntos clave a tener en cuenta:

• Para los proveedores, las suscripciones en la nube son consideradas más como una "relación". El proveedor no sólo tiene una noción de cuántos productos has seleccionado, pero puede ver cuánto utilizas esos productos en tu organización.
• Cada licencia en la nube requiere que el proveedor de tecnología asigne una porción de su capacidad. Si no estás utilizando todas las licencias que solicitas, el equipo de impacto social del proveedor de tecnología podría entonces tener una capacidad menor para brindar apoyo a otras organizaciones como la tuya.
• Los equipos tecnológicos de impacto social se entusiasman con respecto a lo que haces cuando usas sus productos. La mejor manera de asegurar programas generosos de donación y ofertas enfocadas en organizaciones no lucrativas es adquirir experiencia en el uso del producto para tener un impacto positivo en la importante tarea de tu organización.

Nuestros socios proveedores de tecnología crean precios, productos, y programas para organizaciones no lucrativas en beneficio de nuestra comunidad, y muchas veces deben esforzarse mucho internamente para asegurar poder brindarnos soluciones sin costo, o a bajo costo, para el sector. Pero su meta es ver que ocurre una verdadera transformación digital. Saben que cada esfuerzo incremental para ayudarte a ser más productivo, visible, sustentable, y operativo ayuda a nuestras comunidades a crecer y prosperar, y están entusiasmados por apoyar a tu misión.

Nuestras pautas y sugerencias para solicitar licencias en la nube

Para utilizar donaciones o descuentos de tecnología de manera que tenga sentido para tu organización sin fines de lucro, teniendo en cuenta los objetivos de nuestros donantes de tecnología, hemos desarrollado algunas recomendaciones. Tenlas presente cuando solicites licencias nuevas o al evaluar las licencias que ya tienes.

1. Solicita solamente lo que piensas que necesitarás para los próximos 6 a 12 meses. Es más difícil planificar con precisión la cantidad de licencias que podrías necesitar para períodos más largo de tiempo. Pensar demasiado en el largo plazo también puede dificultar la tarea de comprender cómo usarán los productos tus equipos, y puede limitar las potenciales opciones que puedas tener si aparecen soluciones u ofertas más nuevas. Intenta no maximizar las cantidades de donaciones por si acaso las necesites más adelante. Acapararlas en caso de que sean necesarias podría poner en desventaja a otras organizaciones que podrían necesitar hoy las licencias.
2. Sistemas prepagos para licencias en la nube, para manejar costos y mantener segura tu organización. Lo atractivo de productos de suscripción mensual o anual es que puedes pagar por lo necesitas y no acarrear costos innecesarios. Las licencias inutilizadas que pertenecen a empleados o voluntarios que hayan dejado tu organización, pueden poner en riesgo tus datos. Cuando un empleado se va, asegúrate de dar fin a sus licencias para manejar con sabiduría tus costos y asegurar que estás manteniendo la información de tu organización tan segura como sea posible.
   
   Lleva a cabo una auditoría de todas las licencias en la nube a las que estés suscripto y compáralo con las licencias que estén en uso en la actualidad. Luego, cancela las licencias o haz ajustes al tipo de suscripción que tienes, según sea necesario. Esta es una buena práctica aún si las suscripciones son gratuitas. Siempre estarán en juego temas de la elegibilidad a programas y las reglamentaciones respecto a cuántas suscripciones puedes recibir por vez, por lo tanto, ten esto presente cuando desarrollas tu plan para adquirir licencias en la nube.
3. Optimiza tu configuración y capacita a tu personal. Una vez que implementas cualquier tecnología nueva, asegúrate de priorizar la capacitación para tu equipo, para aprovechar al máximo la tecnología que estás solicitando. TechSoup ofrece una gama de cursos y servicios de capacitación, todos diseñados para ayudarte a usar la tecnología de la mejor manera posible. Si te interesa obtener ayuda específicamente con soluciones Microsoft, visita el Microsoft Digital Skills Center. Nuestros Servicios de Implementación de Tecnología pueden ayudarte en cualquier punto de tu viaje hacia la nube. También tenemos un blog, artículos, webinarios, y foros en línea, todos enfocados en ayudarte a aprovechar mejor las ofertas de tecnología — y dar apoyo al proceso singular de tu organización sin fines de lucro hacia la transformación digital.
   
   
4. Comparte las historias de tu impacto. Deja tus comentarios e historias con nosotros — o directamente a las empresas — sobre cómo estas herramientas te han ayudado a cumplir mejor tu misión. Haznos saber qué más podría mejorar tu capacidad de hacer tu tarea importante. Como hemos dicho, el objetivo final para los equipos de impacto social es promover una verdadera transformación digital en el sector. Nuestros socios escuchan atentamente las necesidades reales, directas, de las organizaciones sin fines de lucro. Tampoco dejes de compartir con tus pares en otras organizaciones cuáles tecnologías te fueron útiles, y por qué. Tu experiencia puede ayudar a impulsar también el impacto de los demás.

Queremos trabajar juntos para asegurar que puedas aprovechar al máximo los recursos tecnológicos a tu alcance, y estamos aquí para ayudarte. Y no te preocupes, aunque no estés listo todavía para usar esas soluciones, seguiremos aquí con una multitud de ofertas para ayudarte cuando estés listo.